Do 15 maja we wszystkich rodzinnych ogrodach działkowych PZD mają się odbyć walne zebrania sprawozdawcze, na których członkowie stowarzyszenia podejmą najistotniejsze decyzje dla funkcjonowania ROD i jego finansów.
Podstawą prawną do przeprowadzenia walnych zebrań są przepisy Statutu PZD (§§ 56-67) oraz Wytyczne do przeprowadzenia walnych zebrań sprawozdawczych w ROD w latach 2016 - 2018 wprowadzonych uchwałą Nr 335/2015 Prezydium KR PZD z dnia 17 grudnia 2015 r.
Statut PZD gwarantuje prawo uczestnictwa w walnym zebraniu każdemu członkowi Związku i z uwagi na sprawy, o których decyduje się podczas walnego zebrania, każdy członek Związku uczestnictwo w walnym zebraniu powinien traktować jako obowiązek, aby najważniejszych decyzji nie podejmowano bez jego udziału.
Na walne zebranie, oprócz projektów uchwał w sprawach dotyczących wysokości opłat ogrodowych, inwestycji czy remontów, które są potrzebne w ROD i zabezpieczeniu środków na ten cel oraz o innych sprawach ważnych dla ROD, zarząd ROD przygotowuje sprawozdanie ze swojej działalności oraz sprawozdanie finansowe za rok 2017, plan pracy oraz preliminarz finansowy na rok 2018. Bardzo istotną rolę w przygotowaniu walnego zebrania pełni komisja rewizyjna ROD. Przygotowuje ona sprawozdanie ze swojej działalności w 2017 roku oraz dokonuje oceny działalności zarządu ROD i sprawozdania finansowego za 2017 rok. Komisja powinna przeprowadzić badanie na podstawie dokumentów i ocenić, czy zarząd zrealizował przyjęty przez walne zebranie plan pracy oraz czy prowadził właściwą, zgodną z przepisami i preliminarzem politykę finansową.
Z zagadnieniami statutowymi, którymi musza zająć się członkowie PZD w ROD na walnym zebraniu sprawozdawczym, ściśle związane są także inne tematy dopełniające całość funkcjonowania ROD, które należy omówić i przedyskutować z obecnymi na walnym zebraniu członkami PZD:
- Gospodarka odpadami.
- Bezpieczeństwo w ROD.
- Opłata za pobór wody.
- Opłata za energię elektryczną.
- Funkcjonowanie ROD.
- Prace zarządu ROD.
- Działalność komisji rewizyjnej ROD.
- Sprawy indywidualne każdego ogrodu.
Zanim rozpoczną się walne zebrania w ROD warto przypomnieć członkom PZD o ich prawach:
- Członek PZD jest zawiadamiany o terminie, miejscu odbywania zebrania oraz porządku obrad poprzez pisemne zawiadomienie, najpóźniej na 14 dni przed terminem walnego. Formy doręczenia są ściśle określone w § 60 statutu PZD: za pośrednictwem poczty, doręczenie za pokwitowaniem oraz pocztą elektroniczną, o ile członek wyraził na to pisemną zgodę. Należy pamiętać, że odbycie zebrania w II terminie będzie dopuszczalne tylko wtedy, gdy w zawiadomieniu zostanie podana informacja o tej możliwości, oraz o tym, że wówczas podjęte uchwały będą obowiązywały bez względu na liczbę obecnych.
- Prawo uczestniczenia w walnym zebraniu (§ 56 ust. 2 statutu PZD) mają wyłącznie członkowie PZD. Prawa członkowskie wykonuje się osobiście (§ 14 ust. 2 statutu PZD), dlatego nie jest dopuszczalne zastępstwo członka PZD w czynnym udziale w walnym zebraniu sprawozdawczym (konferencji delegatów). Od tej zasady statutowej nie ma odstępstw.
- Prawo do zapoznania się z materiałami sprawozdawczymi - zarząd ROD ma obowiązek udostępnić je do wglądu na co najmniej 7 dni przed walnym zebraniem. O miejscu i terminie wyłożenia materiałów zarząd ROD informuje w zawiadomieniu na walne zebranie.
- Prawo zabierania głosu we wszystkich sprawach jakie są przedstawiane na walnym zebraniu.
- Prawo zgłaszania wniosków.
- Prawo do głosowania (czynne prawo wyborcze) czyli wypowiadania się w formie głosowania na tematy proponowane podczas walnego zebrania.
- Prawo do kandydowania (bierne prawo wyborcze) oraz prawo zgłaszania kandydatur na przewodniczącego walnego zebrania, do składów komisji walnego zebrania, a w przypadku wyborów uzupełniających – do organów ROD.
Do Krajowej Rady PZD wpływa wiele różnych spraw związanych z decyzjami podjętymi na walnych zebraniach, tymczasem każdy członek PZD właśnie z obrad walnego zebrania powinien czerpać wiedzę o rozwiązaniu tych spraw w swoim ROD, a przede wszystkim ma możliwość decydowania.
Dlatego też każdy członek PZD powinien dać sobie możliwość wypowiedzenia się co do przyszłości swojego ogrodu. Każdy działkowiec będący członkiem Związku, jeśli tylko weźmie udział w walnym zebraniu, będzie miał wpływ na podejmowane tam decyzje dotyczące opłat jakie będą ponosić wszyscy działkowcy w ROD bez względu na to czy są członkami stowarzyszenia, czy nie. Skoro wszyscy będą ponosić koszty funkcjonowania ROD, powinni wspólnie zadecydować na co przeznaczą swoje pieniądze. Tak ważnych decyzji nie można oddawać w ręce innych.
Namawiamy wszystkich członków PZD do czynnego uczestnictwa w zbliżającym się walnym zebraniu sprawozdawczym i do współdecydowania o funkcjonowaniu swojego ogrodu i przeznaczeniu wpłacanych środków.
Nie czekajmy, aż inni zadecydują za nas.
Wydział Prezydialny Krajowej Rady PZD